إدارة المكاتب والسكرتارية المستقبلية بالجودة الشاملة
الهدف العام للبرنامج:
تنمية مهارات ومعارف المشاركين في مجال إدارة المكاتب وتعريفهم بأدوات الجودة المعتمدة في السكرتارية وتطبيقها لتحقيق أعلى إنتاجية.
الفئة المستهدفة:
جميع موظفي السكرتارية والسكرتارية التنفيذية و القيادات الإدارية في مختلف مستوياتها و في جميع مؤسسات القطاع الحكومي و الخاص.
الموضوعات المطروحة:
- مفهوم إدارة الجودة الشاملة في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية :
- الإدارة الفعالة لمكاتب المستقبل.
- التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
- تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
- الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
- العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
- التطوير الذاتي، التقييم الذاتي، كشف وتحديد نقاط القوة والضعف.
- التخطيط، التنظيم، تحديد الأولويات لإدارة أفضل.
- تطبيق إدارة الجودة الشاملة في ادارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية :
- إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
- إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
- مهارات العرض والتقديم.
- أمن وسرية المستندات.
- مهارات الاتصال وإدارة المؤتمرات.
- التقنيات الحديثة في إدارة المكاتب.
- المكتب الإلكتروني: البريد، الملفات والأرشيف الإلكتروني.
- التأهيل والتطوير اللازم لسكرتارية ومكاتب المستقبل
- التقنيات المتبعة في إدارة الجودة الشاملة
- العمل على إنجاح إدارة الجودة الشاملة
- معايير و شهادات إدارة الجودة الشاملة
- السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:
- العملية الإدارية المكتبية.
- مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
- مهارات الاتصال .
- إدارة الوقت وتحديد الأوليات
- تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
- التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
- البيئة المادية في المكتب الحديث .
- المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
- التجهيزات والتقنيات المكتبية .
- أدلة العمل والإجراءات المكتبية .
- مهارات السكرتارية الحديثة :
- دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري .
- مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
- إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
- تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
- التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
- تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف .
- السكرتارية الإلكترونية .
- استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة .
- نماذج وتطبيقات
